کلائنٹس کے ساتھ کاروباری اوقات سے باہر پیغام بھیجنے کے بارے میں حدود کیسے مقرر کریں

سوفی، میلبورن میں ایک فریلانس سوشل میڈیا منیجر، رات کے 2:47 بجے اپنے فون کو رات کی میز پر بھنبھنانے سے جاگ گئی۔ ایک کلائنٹ کے تین WhatsApp پیغام اس سے پوچھ رہے تھے کہ کیا وہ ان کے فلیش سیل کے بارے میں "ابھی" کچھ پوسٹ کر سکتی ہے۔ وہ تین گھنٹے سے سو رہی تھی۔ کلائنٹ نے ایک مسابقت دار کی پوسٹ کا اسکرین شاٹ، دو کیپشن آئیڈیاز، اور ایک فالو اپ پیغام بھیجا تھا جس میں صرف "؟؟" لکھا تھا۔ یہ اس ہفتے میں چوتھی بار تھا۔

اگر آپ فریلانسر کے طور پر سوشل میڈیا کلائنٹس کو سنبھال رہے ہیں، تو آپ سوفی ہو چکے ہیں۔ شاید پیغامات ہفتے کے آخر میں 10 بجے Slack پر آتے ہیں۔ شاید یہ اتوار کو 6 بجے صبح Instagram پر ایک وائس نوٹ ہے۔ شاید یہ "فوری" نشان زد ایک ای میل ہے جو آپ کی بیٹی کی سالگرہ کی پارٹی کے دوران آتا ہے۔ پلیٹ فارمز کبھی سوتے نہیں، اور کچھ کلائنٹس فرض کرتے ہیں کہ آپ بھی نہیں چاہیے۔

مسئلہ یہ نہیں ہے کہ کلائنٹس رابطہ کرتے ہیں۔ یہ یہ ہے کہ واضح حدود کے بغیر، آپ مستقل دستیابی کی حالت میں ختم ہو جاتے ہیں جو نفرت، تھکاوٹ، اور حیرانی سے بدتر کام کی کوالٹی پیدا کرتی ہے۔ حدود مقرر کرنا مشکل ہونے کے بارے میں نہیں ہے۔ یہ ایک پائیدار کاروبار بنانے کے بارے میں ہے جہاں آپ اور آپ کے کلائنٹس دونوں بہتر نتائج حاصل کرتے ہیں۔

کلائنٹس کاروباری اوقات سے باہر پیغام کیوں بھیجتے ہیں

زیادہ تر کلائنٹس جو کاروباری اوقات سے باہر پیغام بھیجتے ہیں وہ غیر محترم ہونے کی کوشش نہیں کر رہے ہیں۔ وہ الگ وقت میں اپنے کاروبار کے بارے میں سوچ رہے ہیں، کچھ ایسا دیکھتے ہیں جو ایک خیال کو متحرک کرتا ہے، اور پیغام کو بھول جانے سے پہلے بھیج دیتے ہیں۔ ان کے لیے، پیغام بھیجنا اور فوری جواب کی توقع کرنا دو مختلف چیزیں ہیں۔ لیکن سیاق و سباق کے بغیر، آپ نہیں جانتے کہ کون سی وہ مطلب رکھتے ہیں۔

ٹورنٹو میں ایک سوشل میڈیا منیجر نے مجھے ایک کلائنٹ کے بارے میں بتایا جو آدھی رات کو مواد کے خیالات بھیجے گا، پھر جب وہ 9 صبح تک نافذ نہیں ہوے تو مایوس ہو گے۔ کلائنٹ سچی سوچتا تھا کہ وہ جب بھی الہام آئے خیالات شیئر کرکے مددگار ہو رہا ہے۔ فریلانسر سوچتی تھی کہ وہ جواب دینے کے وقت پر جانچی جا رہی ہے۔ کسی نے بھی اصل میں توقعات پر بات نہیں کی تھی۔

کچھ کلائنٹس کو یہ حقیقت سے بھی مشکل ہے کہ سوشل میڈیا غیر رسمی محسوس ہوتا ہے۔ وہ Instagram پر آپ کی پیروی کرتے ہیں، وہ آپ کی کہانیوں کو دیکھتے ہیں، وہ ان ہی پلیٹ فارمز پر تمام دن برانڈز کو پیغام دیتے ہیں۔ پروفیشنل کمیونیکیشن اور غیر رسمی بات چیت کے درمیان لائن دھندلا ہو جاتی ہے۔ آپ کا کام یہ لائن واضح اور مہربانی سے کھینچنا ہے۔

مسئلہ شروع ہونے سے پہلے توقعات مقرر کرنا

لاگو کرنے کے لیے سب سے آسان حد وہ ہے جو آپ آن بورڈنگ کے دوران مقرر کرتے ہیں۔ کام شروع کرنے سے پہلے، نئے کلائنٹس کو بالکل بتائیں کہ آپ کب دستیاب ہیں اور وہ جوابات کے لیے کتنی تیزی سے توقع کر سکتے ہیں۔ کیپ ٹاؤن میں ایک فریلانسر ہر معاہدے میں ایک کمیونیکیشن سیکشن شامل کرتا ہے جو کاروباری اوقات، جواب دینے کے وقت کی وچن بندیوں، اور کس قسم کے پیغام کے لیے کون سا پلیٹ فارم استعمال کریں۔

وہ کلائنٹس کو بتاتی ہے کہ غیر فوری سوالات 24 کاروباری گھنٹوں میں جواب دیے جاتے ہیں۔ فوری درخواستیں، جو کسی لائیو کیمپین یا بحران کے جواب کو متاثر کرنے والی کسی چیز کے طور پر متعین ہیں، کاروباری اوقات کے دوران دو گھنٹوں میں جواب دی جاتی ہیں۔ بाقی سب کچھ انتظار کرتا ہے۔ وہ اس پالیسی پر کبھی کوئی کلائنٹ نہیں کھونا ہے، کیونکہ وہ کسی نے مختلف توقعات تیار کرنے سے پہلے یہ مقرر کرتی ہے۔

پلیٹ فارمز کے بارے میں بھی مخصوص رہیں۔ منیلا میں ایک فریلانسر حکمت عملی کے مباحثے اور منظوریوں کے لیے ای میل استعمال کرتا ہے، کاروباری اوقات کے دوران فوری سوالات کے لیے Slack، اور صرف حقیقی ایمرجنسیز کے لیے اپنا فون نمبر محفوظ رکھتا ہے۔ وہ "ایمرجنسی" کو تحریری طور پر اکاؤنٹ سیکیورٹی کے مسائل یا PR بحرانوں کے طور پر متعین کرتی ہے، آخری لمحے کے مواد کے خیالات یا مشغولیت کے سوالات نہیں۔

جب حدود سے پہلے مقرر نہیں کی گئیں تو کیا کریں

اگر آپ پہلے سے ہی ایک کلائنٹ کے ساتھ کام کر رہے ہیں جو ہر وقت پیغام بھیجتا ہے، تو آپ ایک غیر آرام دہ جھگڑے کے بغیر اب بھی اس کو ٹھیک کر سکتے ہیں۔ اپنی اپنی حکمت عملی کو تسلیم کرتے ہوئے شروع کریں جو نمونہ بناتا ہے۔ اگر آپ تین مہینے تک رات 11 بجے کے پیغامات میں منٹوں میں جواب دے رہے ہیں، تو کلائنٹ سوچتا ہے کہ یہ عام ہے۔

برمنگھم میں ایک سوشل میڈیا منیجر نے ایک مسئلہ کلائنٹ کے جوابات کو ایک جیسا کرنا شروع کیا۔ شام کے پیغامات فوری طور پر جواب دینے کے بجائے، وہ انہیں پڑھے گی لیکن اگلے دن صبح 9 بجے جواب دینے کے لیے انتظار کریں گی۔ دو ہفتوں کے بعد، کلائنٹ قدرتی طور پر موافق ہو گیا اور فوری جوابات کی توقع کرنا بند کر دیا۔ اس نے کبھی "بات چیت" کرنی نہیں پڑی کیونکہ اس نے خاموشی سے رویہ کا نمونہ بدل دیا۔

جب آپ نے براہ راست اس کو حل کرنے کی ضرورت ہے تو، اس کو بہتر سروس کوالٹی کے گرد فریم کریں۔ کچھ اس طرح: "میں یقینی بنانا چاہتا ہوں کہ میں کاروباری اوقات کے دوران آپ کے اکاؤنٹ کو مکمل توجہ دے رہا ہوں۔ آگے سے، میں ہفتہ وار سے جمعہ تک 9 صبح سے 6 شام تک پیغامات کا جواب دوں گا، غیر فوری اشیاء پر 24 گھنٹے کی جواب دہی کے ساتھ۔ اس طریقے سے میں حکمت عملی اور مواد کی کوالٹی پر توجہ مرکوز کر سکتا ہوں بجائے مسلسل رد عمل کے۔"

زیادہ تر کلائنٹس اس کے لیے اچھی طرح سے جوابات دیتے ہیں کیونکہ یہ حدود کو ان کے فائدے کے طور پر رکھتا ہے، جو یہ واقعی ہے۔ تھک گئے، ناراض فریلانسرز جو 24/7 کال میں محسوس کرتے ہیں وہ ان لوگوں سے بدتر کام کرتے ہیں جن کے واضح کام کے اوقات اور ذہنی جگہ ہے۔

خودکار حدود بنانے کے لیے ٹولز استعمال کرنا

آپ کے ٹولز آپ کے لیے حدود نافذ کر سکتے ہیں۔ کاروباری اوقات سے باہر ای میل کے لیے آٹو جوابات کو آن کریں۔ Slack اسٹیٹس کے پیغامات استعمال کریں جو کہتے ہیں کہ آپ کب واپس آئیں گے۔ WhatsApp پر، آپ شام اور ہفتے کے آخر کے دوران دور کے پیغامات سیٹ کرنے کے لیے کاروباری خصوصیات استعمال کر سکتے ہیں۔

کچھ فریلانسرز نہ صرف کلائنٹ کے مواد کے لیے بلکہ اپنی اپنی کمیونیکیشن کے لیے شیڈولنگ ٹولز استعمال کرتے ہیں۔ وینکوور میں ایک منیجر شام کو کلائنٹ کے پیغامات کے جوابات لکھے گا جب اس کے پاس سوچنے کا وقت ہو، لیکن انہیں اگلے دن صبح 9 بجے بھیجنے کے لیے شیڈول کریں۔ یہ 24/7 دستیابی کے تاثر کو روکتا ہے جبکہ ابھی بھی اسے اپنے شیڈول کے لیے موزوں ہونے کے وقت کام کرنے دیتا ہے۔

رپورٹنگ کے لیے خاص طور پر، آٹومیشن شام کے بعد کے تناؤ کا ایک بہت بڑا ذریعہ ہٹا دیتا ہے۔ جب کلائنٹس SMMReports جیسے ٹول کے ذریعے اپنی رپورٹس تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں بجائے اس کے کہ آپ انہیں دستی طور پر تیار اور بھیجنے کے انتظار میں، وہ آپ کو اپڈیٹز کے لیے پوچھنے کے لیے پیغام بھیجنا بند کر دیتے ہیں۔ ڈیٹا صرف وہاں ہے جب وہ چاہتے ہیں، جو قدرتی طور پر آپ کی دستیابی اور ان کی معلومات تک رسائی کے درمیان الگ ہونا بناتا ہے۔

جوہری آپشن: کلائنٹس کو فائر کرنا جو حدود کو احترام نہیں کریں گے

کبھی کبھی ایک کلائنٹ معقول حدود کو احترام کرنے سے انکار کریں گے چاہے آپ کتنی بھی واضح طریقے سے انہیں بتائیں۔ بنگلور میں ایک فریلانسر کے پاس ایک کلائنٹ تھا جو اتوار کو 7 صبح اس کے ذاتی فون پر کال کریں گے، اس کے بیان کردہ وقت سے باہر 40 پیغام کو دھاگے میں بھیجیں گے، اور جوابات فوری نہ ہونے پر غصے ہوں گے۔ اس نے اپنی شرح بڑھائی امید ہے کہ کلائنٹ چھوڑ دے گا۔ انہوں نے اضافی رقم ادا کی اور رویہ برقرار رکھا۔

اس نے آخر میں ایک ماہ کی نوٹس کے ساتھ معاہدے کو ختم کیا، اسے ایک اور منیجر کو حوالہ دیا جو مختلف اوقات میں کام کرتا تھا۔ یہ ایک ادا کلائنٹ کو فائر کرنے کے لیے خوفناک تھا، لیکن وہ فوری طور پر ہلکا محسوس کیا۔ ذہنی جگہ جو کلائنٹ نے قبضہ کیا تھا وہ ماہانہ معاہدے سے زیادہ قیمتی تھی۔ دو مہینے میں اس نے ان کی آمدنی کو ایک کلائنٹ سے بدل دیا جو حرفہ وار حدود کو احترام کرتا تھا۔

آپ کو صرف اس لیے حد کی خلاف ورزی کو برداشت کرنے کی ضرورت نہیں ہے کیونکہ کوئی آپ کو ادا کرتا ہے۔ درست، کلائنٹس جو آپ کے وقت کو احترام نہیں کرتے اکثر آپ کی مہارت کو احترام نہیں کرتے، اور وہ تعلقات شاذ و نادر خود بہتر ہوتے ہیں۔

عملی طور پر اچھی حدود کیسی لگتی ہیں

صحت مند کلائنٹ حدود سخت یا غیر مددگار ہونے کا مطلب نہیں ہے۔ اس کا مطلب واضح ہونا ہے۔ ڈبلن میں ایک سوشل میڈیا منیجر کے کاروباری اوقات 10 صبح سے 6 شام تک ہیں، لیکن وہ کلائنٹس کو سامنے بتاتی ہے کہ وہ 8 شام کو ایک بار پیغامات چیک کرتی ہے اگر کچھ فوری ہو گیا ہو۔ وہ شام کی جانچ بھی حدود میں ہے۔ وہ جب تک یہ اگلی صبح تک انتظار نہیں کر سکتے جب تک جواب نہیں دیتے۔

وہ اپنے عمل میں بفر کا وقت بھی بناتی ہے۔ کلائنٹ رپورٹس ہر مہینے 3 تاریخ کو SMMReports کے ذریعے نکلتے ہیں، تاکہ کلائنٹس بالکل جانتے ہیں کہ وہ کب ان کی توقع رکھے بغیر پوچھنے کی ضرورت ہے۔ مواد کے کیلنڈر ہر جمعہ کو اگلے ہفتے کے لیے تسلیم کیے جاتے ہیں۔ منظوری کی درخواستوں میں 48 گھنٹے کی جواب دہی کی پالیسی ہے۔ سب کچھ کا ایک نظام ہے، جس کا مطلب ہے کہ الگ وقت میں کم حیرت انگیز درخواستیں۔

کلائنٹس جو طویل مدتی رہتے ہیں وہ ان اعظم کی تعریف کرتے ہیں۔ وہ جانتے ہیں کہ کیا توقع رکھی جائے، وہ مستقل کوالٹی حاصل کرتے ہیں، اور وہ احترام کرتے ہیں کہ ان کے سوشل میڈیا منیجر کے پاس ان کے اکاؤنٹ سے باہر کی زندگی ہے۔ کلائنٹس جو چھوڑ جاتے ہیں وہ عام طور پر وہ ہوتے ہیں جو ایک درمیانے درجے کی ماہانہ رقم کے لیے 24/7 کال میں کسی کو چاہتے تھے۔ انہیں جانے دیں۔

حدود مقرر کرنا خراب خدمت فراہم کرنے کی طرح نہیں ہے۔ یہ درست پائیدار، اعلی معیار کی خدمت فراہم کرنے کی بنیاد ہے جو آپ کو فریلینسنگ کے دوسرے سال سے پہلے جلا نہیں کر دیتی۔ کلائنٹس قابلِ رکھنے کی قدر کریں گے کہ۔

اگر آپ دستی طور پر رپورٹس بنانا چھوڑنا چاہتے ہیں تو SMMReports آپ کے لیے یہ کام کرے گا۔ smmreports.com پر مفت آزمائیں۔