Hur du sätter gränser för klienter som skickar meddelanden utanför arbetstid

Sophie, en frilansande social media-chef i Melbourne, vaknade vid 02:47 av att hennes telefon surrade på nattduksbordet. Tre WhatsApp-meddelanden från en klient som frågade om hon kunde publicera något om deras flashrea "just nu". Hon hade sovit i tre timmar. Klienten hade skickat en skärmbild av en konkurrents inlägg, två förslagen till bildtexter och ett uppföljande meddelande som bara sa "??". Det var fjärde gången den veckan.

Om du hanterar social media-klienter som frilansare har du varit Sophie. Kanske kommer meddelandena via Slack kl. 22:00 på en lördag. Kanske är det ett röstmeddelande på Instagram kl. 06:00 på söndag. Kanske är det ett e-postmeddelande märkt "brådskande" som anländer under din dotters födelsedag. Plattformarna sover aldrig, och vissa klienter antar att du inte bör heller.

Problemet är inte att klienter kontaktar dig. Det är att utan tydliga gränser hamnar du i ett permanent tillstånd av tillgänglighet som skapar irritation, utmattning och ironiskt nog sämre arbetskvalitet. Att sätta gränser handlar inte om att vara svår. Det handlar om att skapa en hållbar verksamhet där både du och dina klienter får bättre resultat.

Varför klienter skickar meddelanden på alla tider

De flesta klienter som skickar meddelanden utanför arbetstid försöker inte vara respektlösa. De tänker på sin verksamhet vid konstiga tider, ser något som väcker en idé och skickar ett meddelande innan de glömmer. För dem är det två olika saker att skicka meddelandet och förvänta sig ett omedelbar svar. Men utan sammanhang vet du inte vilket de menar.

En social media-chef i Toronto berättade för mig om en klient som skulle skicka innehållsidéer vid midnatt och sedan bli frustrerad när de inte implementerades före 09:00. Klienten trodde verkligen att hon var till hjälp genom att dela idéer när inspiration slog till. Frilansaren trodde att hon testades på svarshastighet. Ingen hade faktiskt diskuterat förväntningar.

Vissa klienter kämpar också med det faktum att sociala medier känns informellt. De följer dig på Instagram, de ser dina Stories, de skickar meddelanden till varumärken på samma plattformar hela dagen. Gränsen mellan professionell kommunikation och casual chat blir suddig. Det är ditt jobb att dra den gränsen tydligt och vänligt.

Sätta förväntningar innan problemet börjar

Den enklaste gränsen att tillämpa är den du sätter under introduktionen. Innan du börjar arbeta, berätta för nya klienter exakt när du är tillgänglig och hur snabbt de kan förvänta sig svar. En frilansare i Cape Town inkluderar ett kommunikationsavsnitt i varje kontrakt som specificerar arbetstid, åtaganden om svarshastighet och vilken plattform som ska användas för vilken typ av meddelande.

Hon säger till klienter att icke-brådskande frågor besvaras inom 24 arbetstimmar. Brådskande begäranden, definierade som något som påverkar en aktiv kampanj eller krishantering, besvaras inom två timmar under arbetstid. Allt annat väntar. Hon har aldrig förlorat en klient på grund av denna policy, eftersom hon sätter den innan någon utvecklar andra förväntningar.

Var specifik om plattformar också. En frilansare i Manila använder e-post för strategidiskussioner och godkännanden, Slack för snabba frågor under arbetstid och reserverar sitt telefonnummer endast för verkliga nödsituationer. Hon definierar "nödsituation" skriftligt som kontosäkerhetsproblem eller PR-kriser, inte sista minuten-innehållsidéer eller engagemangsfrågor.

Vad du gör när gränser inte sattes i förväg

Om du redan arbetar med en klient som skickar meddelanden på alla tider kan du ändå åtgärda detta utan en skämtsam konfrontation. Börja med att erkänna din egen roll i att skapa mönstret. Om du har svarat på kl. 23:00-meddelanden inom minuter i tre månader tror klienten att det är normalt.

En social media-chef i Birmingham började att bunta ihop sina svar till en problematisk klient. Istället för att svara på kvällsmeddelanden omedelbar läste hon dem men väntade tills 09:00 nästa dag för att svara. Efter två veckor justerade klienten sig naturligt och slutade förvänta sig omedelbar svar. Hon behövde aldrig ha "samtalet" eftersom hon ändrade beteendemönstret tyst.

När du behöver ta upp det direkt, rama in det omkring bättre servicekvalitet. Något i stil med: "Jag vill se till att jag ger ditt konto min fulla uppmärksamhet under arbetstid. Framöver kommer jag att svara på meddelanden mellan 09:00 och 18:00 måndag till fredag, med ett 24-timmarssvar på icke-brådskande ärenden. På det här sättet kan jag fokusera på strategi och innehållskvalitet snarare än att vara i konstant reaktivt läge."

De flesta klienter svarar väl på detta eftersom det placerar gränser som en fördel för dem, vilket det verkligen är. Trötta, motvilliga frilansare som känner sig beredskapsplacerad 24/7 gör sämre arbete än de som har tydliga arbetstimmar och mentalt utrymme.

Använda verktyg för att skapa automatiska gränser

Dina verktyg kan tillämpa gränser åt dig. Aktivera automatiska svar för e-post utanför arbetstid. Använd Slack-statusmeddelanden som säger när du är tillbaka. På WhatsApp kan du använda affärsfunktionerna för att ange borta-meddelanden under kvällar och helger.

Vissa frilansare använder schemaläggningsverktyg inte bara för klientinnehål utan för sin egen kommunikation. En chef i Vancouver skriver svar på klientmeddelanden på kvällen när hon har tid att tänka, men schemalägger dem att skicka 09:00 nästa dag. Detta förhindrar intrycket av 24/7-tillgänglighet samtidigt som det låter henne arbeta när det passar hennes schema.

För rapportering speciellt tar automation bort en enorm källa till stress efter arbetstid. När klienter kan få tillgång till sina rapporter genom ett verktyg som SMMReports istället för att vänta på att du ska bygga och skicka dem manuellt slutar de skicka meddelanden till dig och fråga om uppdateringar. Data är bara där när de vill ha det, vilket naturligt skapar separation mellan din tillgänglighet och deras åtkomst till information.

Kärnalternativet: att avskeda klienter som inte respekterar gränser

Ibland kommer en klient helt enkelt inte att respektera rimliga gränser oavsett hur tydligt du kommunicerar dem. En frilansare i Bangalore hade en klient som skulle ringa hennes personliga telefon kl. 07:00 på söndagar, skicka 40 meddelandesekvenser under hennes angivna lediga timmar och bli arg när svaren inte var omedelbar. Hon höjde sina priser i hopp om att klienten skulle gå. De betalade ökningen och behöll beteendet.

Hon slutade slutligen kontraktet med en månads uppsägningstid och hänvisade dem till en annan chef som arbetade under andra timmar. Det var skrämmande att avskeda en betalande klient, men hon kände sig omedelbar lättare. Det mentala utrymmet som denna klient hade tagit upp var värt mer än den månatliga arvodet. Inom två månader hade hon ersatt den inkomsten med en klient som respekterade professionella gränser.

Du behöver inte tolerera gränsöverträdelser bara för att någon betalar dig. I själva verket respekterar klienter som inte respekterar din tid ofta inte heller din expertis, och dessa relationer förbättras sällan på egen hand.

Vad bra gränser faktiskt ser ut som i praktiken

Hälsosama klientgränser betyder inte att vara stel eller till liten nytta. De betyder att vara tydlig. En social media-chef i Dublin har arbetstid från 10:00 till 18:00, men hon säger till klienter i förväg att hon kollar meddelanden en gång kl. 20:00 ifall något brådskande kom in. Den kvällskontroll är också begränsad. Hon svarar inte om det verkligen inte kan vänta till på morgonen.

Hon bygger också buffertid i hennes processer. Klientrapporter skickas ut den tredje i varje månad genom SMMReports, så att klienter vet exakt när de kan förvänta sig dem utan att behöva fråga. Innehållskalendrar levereras varje fredag för följande vecka. Godkännandeförfrågningar har en 48-timmars handläggningstid. Allt har ett system, vilket betyder färre överraskningsbegäranden på konstiga tider.

Klienterna som stannar långsiktigt är de som uppskattar dessa system. De vet vad de kan förvänta sig, de får konsistent kvalitet och de respekterar att deras social media-chef har ett liv utanför deras konto. Klienter som försvinner är vanligtvis de som ville ha någon på standby 24/7 för ett mellannivå-månatligt arvode. Låt dem gå.

Att sätta gränser är inte detsamma som att ge dålig service. Det är faktiskt grunden för att ge hållbar, högkvalitativ service som inte bränner ut dig innan du är tvungen år två av frilansering. Klienterna som är värt att behålla kommer att förstå det.

Om du vill sluta bygga rapporter manuellt gör SMMReports det åt dig. Prova gratis på smmreports.com.