एक ऐसे क्लाइंट को कैसे संभालें जो लगातार कंटेंट ब्रीफ बदलता रहता है

टोरंटो की फातिमा ने एक ही Instagram कैरोसेल के तीन अलग-अलग संस्करण लिख दिए थे जब रात के 9 बजे संदेश आया। "असल में, क्या हम पहली अवधारणा पर वापस जा सकते हैं लेकिन इसे स्थिरता के बारे में बना सकते हैं?" उनका क्लाइंट, एक बुटीक स्किनकेयर ब्रांड, चार दिन पहले मूल ब्रीफ को मंजूरी दे चुका था। यह एक हफ्ते में तीसरा मोड़ था, और उसने अभी भी अन्य खातों पर काम शुरू नहीं किया था जो वह संभालती थी।

जो क्लाइंट लगातार कंटेंट ब्रीफ बदलते रहता है वह एक विशेष प्रकार की चुनौती है। यह आपका समय खाता है, इस बारे में भ्रम पैदा करता है कि वास्तव में क्या डिलीवर करने की आवश्यकता है, और सामग्री कैलेंडर को सुसंगत रखना लगभग असंभव बना देता है। फिर भी यह लगभग हर फ्रीलांस सोशल मीडिया मैनेजर के करियर के किसी बिंदु पर होता है।

सवाल यह नहीं है कि क्या आप इस क्लाइंट का सामना करेंगे। सवाल यह है कि जब ऐसा होगा तो आप रिश्ते या अपनी समझदारी को नुकसान पहुंचाए बिना कैसे प्रतिक्रिया देंगे।

क्लाइंट्स अपना मन क्यों बदलते रहते हैं

समस्या को ठीक करने से पहले, आपको यह समझने की जरूरत है कि इसे क्या चला रहा है। जो क्लाइंट लगातार ब्रीफ को संशोधित करते हैं वे आमतौर पर आपका जीवन मुश्किल बनाने की कोशिश नहीं कर रहे हैं। वे आमतौर पर तीन स्थितियों में से एक का सामना कर रहे हैं।

पहला, वे वास्तव में नहीं जानते कि वे क्या चाहते हैं। मार्कस, मैनचेस्टर का एक फ्रीलांसर, खासकर स्टार्टअप संस्थापकों के साथ इस पैटर्न को देखता है। वे अभी भी अपनी ब्रांड वॉयस और पजीशनिंग को समझ रहे हैं, इसलिए सामग्री का हर टुकड़ा इस बारे में एक अस्तित्वगत बहस बन जाता है कि वे व्यवसाय के रूप में कौन हैं।

दूसरा, उन्हें आंतरिक रूप से बहुत सारे लोगों से इनपुट मिल रहा है। मेलबर्न की एक सोशल मीडिया मैनेजर को पता चला कि उसके क्लाइंट के सीईओ, मार्केटिंग निर्देशक और दो सह-संस्थापक सभी उसे "अंतिम" ब्रीफ मिलने के बाद सामग्री पर टिप्पणी कर रहे थे। किसी ने भी इससे पहले संरेखित नहीं किया था कि यह उसके तक पहुंचे।

तीसरा, वे प्रतियोगियों द्वारा पोस्ट किए गए की प्रतिक्रिया दे रहे हैं। मुंबई की प्रिया के पास एक फैशन क्लाइंट था जो हर बार एक प्रतियोगी एक अभियान लॉन्च करने के बाद पूरी तरह से दिशा बदल देता था। ब्रीफ उस समय की गतिविधि के आधार पर एक गतिशील लक्ष्य बन गया जो उनके Instagram फीड में उतरा था।

इससे पहले कि पैटर्न सामान्य हो जाए, सीमाएं निर्धारित करें

सबसे बुरी बात यह है कि आप बिना किसी टिप्पणी के प्रत्येक परिवर्तन अनुरोध को अवशोषित करें। मौन इंगित करता है कि असीमित संशोधन आपकी सेवा का हिस्सा हैं। वे नहीं हैं।

जब अनुमोदन के बाद पहला परिवर्तन आता है, तो पेशेवर लेकिन स्पष्ट रूप से प्रतिक्रिया दें। अनुरोध को स्वीकार करें, पुष्टि करें कि आप परिवर्तन कर सकते हैं, और ध्यान दें कि यह अन्य डिलिवरेबल्स के लिए टाइमलाइन को कैसे प्रभावित करेगा। इस बारे में आक्रामक मत बनें, लेकिन ऐसा भी दिखावा न करें कि यह अदृश्य है।

केप टाउन के जेम्स ने एक सरल संदेश भेजना शुरू किया: "इस परिवर्तन को करने में खुश। चूंकि हम पहले से ही अनुमोदित ब्रीफ पर उत्पादन शुरू कर चुके हैं, मुझे नई दिशा को समायोजित करने के लिए बुधवार के पोस्ट को शुक्रवार तक स्थगित करने की जरूरत है। क्या यह आपके अंत में ठीक है?" अधिकांश क्लाइंट्स अचानक याद कर गए कि वास्तव में कुछ अनुमोदित किया गया था जब उन्हें एक ठोस देरी का सामना करना पड़ा।

लक्ष्य क्लाइंट्स को उनका मन बदलने के लिए दंडित करना नहीं है। यह परिवर्तन की लागत को दृश्यमान बनाना है ताकि वे यह निर्णय ले सकें कि संशोधन वास्तव में आवश्यक है या नहीं।

अपने अनुबंध में संशोधन सीमाएं बनाएं

यदि आपके पास सामग्री संशोधन के बारे में एक अनुबंध खंड नहीं है, तो तुरंत एक जोड़ें। आपका भविष्य का स्व आपको धन्यवाद देगा।

अधिकांश फ्रीलांस सोशल मीडिया मैनेजर कुछ ऐसा शामिल करते हैं जैसे "प्रति सामग्री के दो दौर संशोधन" या "अनुमोदित ब्रीफ प्रति एक दौर संशोधन।" इसके बाद, अतिरिक्त परिवर्तन या तो डिलीवरी में देरी करते हैं या अतिरिक्त शुल्क लगाते हैं।

वैंकूवर की सारा ने इसे कठिन तरीके से सीखा एक एकल लिंक्डइन पोस्ट पर 12 घंटे खर्च करने के बाद जो सात संस्करणों से गुजरी। उनके अगले अनुबंध में निर्दिष्ट किया गया कि एक अनुमोदित ब्रीफ में परिवर्तन को एक अलग परियोजना माना जाएगा जिसमें एक अलग समय सारणी होगी। लगातार धुरी लगभग तुरंत बंद हो गई।

संशोधन सीमा दंडात्मक नहीं होनी चाहिए। इसे दोनों पक्षों की सुरक्षा के रूप में फ्रेम करें। आपको पूर्वानुमानित कार्यभार मिलता है, उन्हें समय पर डिलीवरी मिलती है। जब अपेक्षाएं स्पष्ट हों तो हर कोई जीतता है।

एक ब्रीफ अनुमोदन चेकपॉइंट बनाएं जिसका वास्तव में अर्थ है

कई फ्रीलांसर एक सामग्री ब्रीफ "अनुमोदन" के लिए भेजते हैं लेकिन इसे एक औपचारिकता के बजाय एक बाध्यकारी समझौते के रूप में नहीं मानते। क्लाइंट इसे महसूस करता है और ब्रीफ को संशोधित करना जारी रखने के लिए स्वतंत्र महसूस करता है।

अपनी अनुमोदन प्रक्रिया को अधिक औपचारिक बनाएं। ब्रीफ को एक PDF के रूप में भेजें, केवल एक ईमेल के रूप में नहीं। विशिष्ट भाषा के साथ लिखित पुष्टि मांगें: "कृपया इस ब्रीफ को अंतिम रूप में पुष्टि करने के लिए 'अनुमोदित' का जवाब दें और हम उत्पादन शुरू कर सकते हैं।" कुछ मैनेजर एक सरल अनुबंध उपकरण या फॉर्म का उपयोग करते हैं।

सिंगापुर की एक सोशल मीडिया मैनेजर ने अपने ब्रीफ ईमेल में एक लाइन शामिल करना शुरू किया: "एक बार अनुमोदित होने के बाद, रणनीति या दिशा में परिवर्तन के लिए एक नया ब्रीफ की आवश्यकता होगी और अन्य सामग्री के लिए डिलीवरी तारीखों को प्रभावित कर सकता है।" उसके अनिश्चित क्लाइंट्स अचानक बहुत अधिक निर्णायक हो गए।

औपचारिकता एक मनोवैज्ञानिक प्रतिबद्धता बनाती है। लिखित रूप से अनुमोदित किए गए कुछ को संशोधित करना उससे कहीं अधिक कठिन है जो आपने Slack में सिर्फ "अच्छा लगता है" कहा था।

जब समस्या बनी रहे, तो बड़ी बातचीत करें

यदि आपने सीमाएं निर्धारित की हैं और अपनी प्रक्रिया को स्पष्ट किया है लेकिन क्लाइंट अभी भी ब्रीफ बदलता रहता है, तो एक सीधी बातचीत करने का समय आ गया है। यह संघर्षपूर्ण नहीं है। यह पेशेवर समस्या समाधान है।

विशेष रूप से वर्कफ़्लो पर चर्चा करने के लिए एक कॉल शेड्यूल करें। समझाएं कि लगातार परिवर्तन देरी पैदा कर रहे हैं और सामग्री कैलेंडर को बनाए रखना मुश्किल बना रहे हैं जो आप दोनों सहमत हुए थे। पूछें कि अनिश्चितता को क्या चला रहा है। असली मुद्दे के लिए सुनें।

कभी-कभी समाधान सरल होता है। शायद उन्हें लिखित ब्रीफ से पहले मूड बोर्ड देखने की जरूरत है। शायद उन्हें आश्चर्य को कम करने के लिए एक साप्ताहिक संरेखण कॉल की आवश्यकता है। शायद उन्हें अधिक दृढ़ता से वापस पुश करने की आवश्यकता है जब कोई विचार उनकी रणनीति के अनुरूप नहीं हो।

अन्य बार, आप खोज करेंगे कि वे केवल सुसंगत सामाजिक मीडिया प्रबंधन के लिए तैयार नहीं हैं। वे अभी भी प्रायोगिक मोड में हैं और उन्हें एक अलग सेवा मॉडल की आवश्यकता है। यह भी मूल्यवान जानकारी है।

जानें कि कब दूर जाना है

हर क्लाइंट संबंध बचाने योग्य नहीं है। यदि कोई आपकी प्रक्रिया को अनदेखा करना जारी रखता है, संशोधन सीमाओं को अनदेखा करता है, और आपको स्पष्ट सीमाएं निर्धारित करने के बाद असीमित परिवर्तन को अवशोषित करने की अपेक्षा करता है, तो यह एक क्लाइंट नहीं है। यह कोई ऐसा है जो आपकी विशेषज्ञता या समय का सम्मान नहीं करता।

टोरंटो की एलेना ने अंततः एक क्लाइंट के साथ अलग हो गई जिसने प्रत्येक ब्रीफ को कम से कम दो बार बदला, अक्सर सामग्री पहले से ही निर्धारित होने के बाद। रिश्ता उसे तनाव और खोए हुए समय में वह कमा रहा था उससे अधिक खर्च कर रहा था। छह महीने बाद, वह उन्हें दो क्लाइंट्स से बदल चुकी थी जो वास्तव में उसकी प्रक्रिया का सम्मान करते थे।

आपका समय परिमित है। एक क्लाइंट के लिए काम को दोबारा करने में बिताया गया प्रत्येक घंटा जो ब्रीफ के लिए प्रतिबद्ध नहीं होगा, एक घंटा है जो आप उन क्लाइंट्स को सेवा देने में नहीं खर्च कर सकते जो आपकी विशेषज्ञता को महत्व देते हैं। कभी-कभी दोनों पक्षों के लिए सबसे दयालु बात यह है कि जुड़ाव को पेशेवर रूप से समाप्त करना है।

जो क्लाइंट्स लगातार ब्रीफ बदलते हैं वे परीक्षण कर रहे हैं कि क्या आप अपनी खुद की सीमाएं लागू करेंगे। जिस क्षण आप करते हैं, उनमें से कई अपना व्यवहार समायोजित करेंगे। जो लोग नहीं करते हैं वे आपको वास्तव में दिखा चुके हैं कि वे कौन हैं। उन्हें विश्वास करें।

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